| Описание: | Обязанности:- Осуществляет своевременную обработку входящей корреспонденции, поступающей на Предприятие, регистрирует документы, ставит задачи на основании резолюции директора в СЭД «Тезис», организует хранение документов и передачу в соответствующие структурные подразделения.
- Принимает обращения, жалобы, отклики и иных видов документов, поступивших через информационную систему «Е-Отыныш» («Электронные обращения»), регистрирует их; назначает исполнителя; ведет учёт и контролирует сроки исполнения.
- Ведет регулярный контроль за сроками исполнения входящих документов, поставленных задач в СЭД «Тезис» и прикрепления ответов в соответствующие формы. Проводит анализ исполнительской дисциплины Предприятия и принимает необходимые меры для ее соблюдения;
- Организует своевременную отправку исходящей корреспонденции заинтересованным сторонам Предприятия;
- Осуществляет контроль за правильным оформлением всех поступающих в приемную директора документов;
- Осуществляет подготовку и организацию рабочего места директора филиала: канцтоварами; расходными материалами; организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации; проверяет санитарные условия работы в помещении (освещение, вентиляцию и температурный режим).
- Выполняет функции секретаря, помощника руководителя, доводит до сведения работников принятые решения директора;
- Ведет телефонные переговоры, принимает входящие звонки; управляет исходящими звонками; принимает и отправляет телефонограммы, соблюдая культуру речи;
- Организует встречи, заседания, конференции, ведет протокола совещаний, оперативных, плановых и т.п.
- Обеспечивает бесперебойную работу конференц-зала, организует кофе-брейки и пр.
- Замещает на период отсутствия (отпуска, больничного, командировки) делопроизводителя.
- Готовит еженедельные отчеты о проделанной работе директору филиала и начальнику отдела развития ИСМ и ДО.
- Выполняет иные поручения директора и начальника отдела развития ИСМ и ДО АО «Шыгыс Жылу»;
- Разрабатывает и актуализирует при необходимости внутренние нормативные документы.
- Ведёт:
- инвентарную книгу регистрации входящей корреспонденции;
- инвентарную книгу регистрации исходящей корреспонденции;
- инвентарную книгу регистрации служебных записок;
- инвентарную книгу регистрации телефонограмм;
- инвентарную книгу учета местных командировок филиала.
- Имеет и обеспечивает сохранность штампа «Учтённая копия», «Взято под контроль», филиал АО «Шыгыс Жылу» в городе Риддер вход. №».
Требования:- высшее (или послевузовское) образование
- практический стаж работы не менее 2 лет на аналогичной должности
- Приветствуется государственный (с навыками переводчика)
- Опытный пользователь ПК
Условия:- Место работы: г. Риддер, улица Бухмейра 9
- Пятидневная рабочая неделя с 8.00 до 17.00час.
|
