Описание: |
Обязанности: - Организовывать делопроизводство и документооборот в РО ООО «Башнефть-Розница»;
- Обеспечивать своевременное и качественное выполнение канцелярией возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком;
- Организовывать работу с другими структурными подразделениями РО по направлениям деятельности канцелярии;
- Контролировать исполнение распорядительных и иных документов подразделениями РО ООО «Башнефть-Розница»;
- Организовывать и контролировать процесс приема, учета и обработки всей входящей документации, поступающей в адрес Регионального отделения ООО «Башнефть-Розница», в том числе заказных, ценных писем, факсов и телеграмм;
- Проверять оформление приказов, распоряжений, исходящих писем на соответствие требованиям локально-нормативных документов ООО «Башнефть-Розница», Группы Обществ и Компании, введенных в действие в ООО «Башнефть-Розница» по делопроизводству;
- Осуществлять регистрацию входящих/исходящих документов в программе СЭД «Босс-Референт»;
- Осуществлять регистрацию организационно- распорядительных документов РО в программе СЭД «Босс-Референт» и обеспечение их хранения до передачи в архив;
- Регистрировать приказы о направлении работников РО ООО «Башнефть-Розница» в служебные командировки программе Лексема, их отмене и/или изменение сроков командирования в СЭД «Босс-Референт» и обеспечение их хранения до передачи в архив;
- Производить выгрузку из СЭД «Босс-Референт» распорядительных документов, исходящих писем и служебных записок, поступающих на рассмотрение в адрес директора РО;
- Осуществлять сохранность конфиденциальности проходящей служебной документации;
- Организовывать безбумажный документооборот в подразделениях РО ООО «Башнефть-Розница»;
- Обеспечивать организацию работы официального почтового ящика РО ООО «Башнефть-Розница»;
- Обрабатывать входящую, исходящую корреспонденцию РО;
- Распределять входящий поток документов по руководителям функциональных направлений РО;
- Организовывать своевременное рассмотрение и подготовку к докладу директору РО поступающих документов;
- Предоставлять справочную информацию по движению входящих и исходящих документов РО;
- Осуществлять бронирование переговорной комнаты (видео-конференц связь), закрепленной за РО, согласно поступающим заявкам на бронирование/отмену совещаний, согласно требованиям локально-нормативных документов ООО «Башнефть-Розница», Группы Обществ и Компании, введенных в действие в ООО «Башнефть-Розница»;
- Осуществлять хозяйственное обслуживание совещаний, конференций и иных мероприятий, проводимых в административных зданиях РО ООО «Башнефть-Розница»;
- Осуществлять оформление протоколов по итогам совещаний у директора РО;
- Организовывать обеспечение работников РО ООО «Башнефть-Розница» и обслуживающего персонала аппарата управления РО ООО «Башнефть-Розница» товарно-материальными ценностями хозяйственного назначения;
- Осуществлять планирование и учет затрат по почтовым расходам (договоры с АО «Почта России» и курьерской службой экспресс-доставки почтовой корреспонденции);
- Осуществлять планирование и учет затрат по административно-хозяйственным вопросам в РО (договоры по аренде офисных помещении, клининга, архивному хранению документов);
- Оформлять заявки на закупку и закупочную документацию по направлению деятельности, в соответствии с нормативными документами ООО «Башнефть-Розница»;
- Осуществлять качественную проверку документов заявок участников закупочных процедур на предмет их соответствия общим, квалификационным и техническим требованиям, установленных в закупочной документации;
- В случае назначения куратором договора обеспечивать предсогласование (в соответствии с ЛНД ООО «Башнефть-Розница», регламентирующим процесс администрирования договоров), согласование, заключение, подписание, сопровождение, мониторинг финансового состояния контрагента и контроль за исполнением договора по соответствующему виду деятельности»;
- Осуществлять кураторство договоров по аренде офисных помещений и услугам клининга (при наличии договоров);
- Осуществлять кураторство договоров с АО «Почта России», курьерской службой экспресс-доставки почтовой корреспонденции, оказание услуг по архивному хранению документов;
- Осуществлять взаимодействие с операторами почтовой связи по отправке и получению корреспонденции;
- Принимать участие в учете движения и инвентаризации ТМЦ в части офиса РО (регионального сектора в регионах присутствия).
- Осуществлять контроль за качеством и оперативностью работ по техническому обслуживанию административных зданий РО ООО «Башнефть-Розница», по их текущему ремонту; контроль за деятельностью подрядных организаций, оказывающих услуги в этой области;
- Осуществлять организацию хозяйственного и бытового обслуживания в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты административных зданий;
- Проводить работу с печатями РО осуществлять контроль за их хранением;
- Организовывать и контролировать длительное централизованное хранение документов Архивного фонда РО ООО «Башнефть-Розница» с целью документарного и информационного обеспечения деятельности РО ООО «Башнефть-Розница», координировать процессы хранения и уничтожения архивных документов;
Требования: - Высшее образование - бакалавриат или высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
- Стаж работы по специальности направлению делопроизводство не менее 3 лет
- Ведущий специалист канцелярии должен знать:
- Законодательство Российской Федерации в области административно-хозяйственного обеспечения;
- Устав ООО «Башнефть–Розница»;
- Приказы и распоряжения генерального директора ООО «Башнефть–Розница», его заместителей по направлениям деятельности;
- Политику Компании, введенную в действие в ООО «Башнефть-Розница» в области противодействия корпоративному мошенничеству и вовлечению в коррупционную деятельность, Кодекс деловой и корпоративной этики НК «Роснефть», Положение Компании «Обязанности работников ПАО «НК «Роснефть» и Обществ Группы в области промышленной и пожарной безопасности, охраны труда и окружающей среды»;
- Положение о структурном подразделении, настоящую должностную инструкцию;
- Локальные нормативные документы Компании и Группы Обществ, введенные в действие ООО «Башнефть–Розница», и локальные нормативные документы ООО «Башнефть–Розница», определяющие вопросы и принципы осуществления практической работы в области административно-хозяйственного обеспечения;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Основы организации производства и управления;
- Основы организации труда, правила охраны труда; требования к системам управления окружающей средой и промышленной безопасности по международным стандартам;
- Основные требования законодательства и локальных нормативных документов ООО «Башнефть-Розница», Группы Обществ и Компании, введенных в действие в ООО «Башнефть-Розница» в области промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды (далее – ПБОТОС) в том числе правила и нормы по охране труда, производственной санитарии и пожарной безопасности и др.;
- Организационную структуру ООО «Башнефть-Розница», структуру регионального отделения (далее - РО) и его подразделений;
- Единую государственную систему делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- Основы делопроизводства и порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий;
- Правила составления материальных отчетов движения товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) и первичных документов;
- Правила хранения исходной и текущей документации на поставку, учет и выдачу ТМЦ;
- Порядок учета, приемки, выдачи и списания ТМЦ;
- Стандарты и технические условия на хранение ТМЦ;
- Правила проведения инвентаризации;
- Правила складского учета;
- Порядок и сроки составления отчетности.
- Ведущий специалист должен обладать компетенциями:
- Эффективно использовать и распределять имеющиеся ресурсы.
- Быть наставником для коллег, делится с ними опытом.
- Четко расставлять приоритеты при планировании работы, определять главные и второстепенные факторы.
- Быть ответственным, обязательным.
- Дорожить репутацией компании.
Условия: - Место работы - офис в БЦ "Бовид"
- График 5/2,
- Официальное трудоустройство по ТК РФ;
- "Белая" заработная плата два раза в месяц + ежемесячные премии;
- Расширенный соц. пакет (ДМС, санаторно-курортное лечение, оплата детских лагерей; премии и награды по результатам профессиональных и творческих конкурсов, материальная помощь в трудных жизненных ситуациях)
- Профессиональное обучение
|