Обучающий курс по работе с порталом

Для обеспечения документооборота на портале используются так называемые Статусы, используемые для разделения работы над документами на определенные этапы, за каждый из которых отвечает один, либо несколько сотрудников.

Рассмотрим схему документооборота со статусами.

• Для выполнения загрузки документов перейдите в папку, в которую необходимо загрузить документы. Нажмите кнопку Загрузить, расположенную на контекстной панели:

  

• Откроется форма для загрузки одиночного файла:

  

• Используя кнопку Обзор..., выберите необходимый файл для загрузки (например photogallery.doc).
• Далее заполните при необходимости поля: Название, Описание, Теги.
  Примечание: Если необходимо загрузить несколько документов за один раз, то нажмите ссылку Загрузить несколько документов. Откроется форма с 3 видами загрузки:

  • обычный - позволяет выполнить пофайловую загрузку документов из различных директорий (кнопка Добавить файлы) или загрузить документы какой-нибудь папки (кнопка Добавить папку);
  • классический - служит для загрузки документов из определенной директории;
  • простой - используется для индивидуальной загрузки каждого документа.

  Выберите подходящий вид формы и укажите документы, которые должны быть загружены.

• Укажите Статус документа - Черновик.

После нажатия кнопки Загрузить новый документ файл будет загружен в систему и отобразится в списке файлов:

После загрузки документа в систему в меню действий документа доступны операции (см. урок Работа с документами в веб-браузере), которые можно использовать в процессе документооборота:

• Открыть - документ будет открыт для просмотра в программе, соответствующей типу файла.
• Скачать - документ будет загружен на локальный компьютер.
• Загрузить новую копию - используется для загрузки новой копии документа в систему, которой будет заменен текущий документ. При загрузке также можно выбрать Статус, который будет присвоен обновленному документу:

  

• Заблокировать для редактирования - используется для блокировки документа на время редактирования.
  Примечание: Если документ был заблокирован вручную с помощью команды Заблокировать для редактирования меню действий в списке файлов или аналогичной кнопкой в форме редактирования свойств документа, то после внесения изменений файл необходимо также вручную разблокировать.

• Редактировать в MS Office - документ будет открыт в приложении MS Office, соответствующем типу файла.
  Важно! Редактирование производится только в Internet Explorer и Mozilla Firefox. В других веб-браузерах пункт меню действий Редактировать в MS Ofiice, а также кнопка Редактировать в MS Ofiice в форме редактирования свойств документа, недоступны. Таким образом, при использовании браузеров, отличных от Internet Explorer и Mozilla Firefox, для изменения документа его необходимо предварительно скачать, а потом загрузить как новую копию.
  Примечание: Пока документ открыт для изменения, он будет заблокирован от изменения другими пользователями. В строке с названием документа будет указано кем заблокирован документ:

  

  После сохранения изменений документ автоматически разблокируется.

• Свойства и описание - используется для редактирования описания файла, смены статуса, папки хранения, комментария для документа и т.д:

  

• Обсуждение - используется для обсуждения документа:

  

• Скопировать ссылку - используется для копирования ссылки на документ в буфер обмена:

  

• История изменений - используется для отслеживания истории изменения документов:

  

  Также в меню действий можно Посмотреть, Скачать, Восстановить или Удалить копию документа, соответствующую дате изменения.

Таким образом, изменяя статусы документов, описания и совершая необходимые действия по редактированию, согласованию, обмену документами между сотрудниками, можно организовать довольно эффективную систему документооборота в компании.